【课程背景】
在数字化办公时代,邮件已成为业务流程沟通和业务汇报的重要载体。然而,在实际工作中,员工在邮件沟通与撰写方面普遍存在诸多问题。商务邮件沟通表达不够清晰、准确,容易造成信息误解,影响业务推进效率;邮件撰写缺乏专业性,格式不规范、内容条理不清晰,损害企业形象;同时,在面对海量邮件处理需求时,因缺乏高效工具的运用方法,导致工作效率低下。为提升企业整体办公效率与商务沟通质量,强化员工邮件业务处理能力,特开展此次培训。
【课程收益】
1、提升沟通表达能力:使学员掌握商务邮件沟通的表达技巧,能够清晰、准确、得体地传递信息,避免信息偏差,提升沟通效率与效果,促进业务流程的顺畅推进。
2、增强撰写专业度:帮助学员熟悉商务邮件撰写规范,包括格式要求、语言风格、逻辑结构等,使邮件内容更具专业性和规范性,提升企业商务形象。
3、提高工具运用能力:让学员熟练掌握AI工具在邮件撰写中的应用技巧,如利用AI 快速获取写作思路、素材,高效完成邮件编辑、排版,大幅提高邮件撰写效率,节省工作时间。
【课程特色】
1、工具融合创新:将前沿 AI 工具深度结合,打破传统邮件培训模式,为学员提供智能化、高效化的邮件撰写解决方案,紧跟数字化办公趋势。
2、实战案例教学:以大量真实商务场景中的邮件案例为基础,涵盖业务沟通、业务汇报等多种类型,通过案例分析、模拟演练等方式,让学员在实践中学习和掌握技能,快速将所学知识应用到实际工作中。
3、个性化指导:根据学员不同岗位需求和实际工作情况,提供针对性的指导和建议,确保培训内容与学员工作紧密贴合,切实解决学员在邮件处理过程中的个性化问题。
【课程对象】
销售人员,售后人员,以及企业负责业务流程沟通、日常商务往来及业务汇报的员工。
【课程时间】
2天(6小时/天)
【课程大纲】
第一天:提质增效,如何进行有效的邮件沟通和汇报
一、汇报基础概念与邮件载体特性
1. 工作汇报的定义与价值
定义:职场中向上级系统传达工作信息的沟通机制,包括进展、成果、问题及解决方案,分为正式(书面报告、会议)与非正式(口头、即时通讯)形式。
邮件载体价值:作为正式汇报的核心形式,具备格式规范、信息可追溯、跨时空异步沟通的特点,适用于技术参数传递、项目进度同步、商务合作确认等场景。
2. 汇报元素在邮件场景中的应用
• 汇报者:技术人员 / 项目经理需将专业术语转化为邮件可读语言)。
• 接收者:根据对象调整邮件风格。
• 内容:需包含工作进展、成果数据、问题分析、解决方案,邮件中可附技术文档附件。
• 方式:选择邮件类型,需符合接收者偏好。
• 时机:在项目里程碑、问题发生时及时发送邮件汇报。
二、汇报三原则与邮件沟通实践
1. 开放性原则:扩大共识的邮件沟通法
• 核心公式:开放性 = 扩大共识 + 消除盲区,应用乔哈里视窗理论。
• 邮件应用四步法:
i. 穷尽已知:在邮件正文明确列出已知信息(如项目技术参数表)。
ii. 盘点未知:用邮件附件形式说明待确认事项(如 "需客户确认的光学指标清单")。
iii. 探寻对方已知:在邮件中设置互动问题(如 "请问贵司对光斑尺寸的具体要求是?")。
iv. 共寻未知:附件添加 "技术问题研讨计划",邀请对方在邮件中回复协作方案。
• 案例:职场新人准备高管汇报时,虽逐字稿完整但未留互动空间,导致汇报缺乏开放性。
• 练习:用乔哈里视窗复盘工作中因信息盲区导致的问题,撰写一封 "信息同步 + 探询" 的邮件方案。
2. 目标感原则:邮件中的方案力构建
• 本质:目标感 = 方案力,需在邮件中体现具体解决方案而非单纯描述问题。
• 邮件撰写技巧:
• 主题明确目标(如 "关于 UV 固化设备效率提升的实施方案汇报")。
• 正文按 "问题 - 方案 - 资源 - 预期" 结构展开,符合 SMART 原则(具体、可衡量、可达成、相关、有时限)
• 案例:邀请领导参加年度会议的三种方案对比:
• 方案一:仅询问时间,缺乏目标。
• 方案二:说明庆祝目的,但未关联业务目标。
• 方案三:结合业绩目标、简化流程(附发言稿大纲),突出 "10 分钟发言 + 颁奖" 的可执行性。
• 练习:假设你是部门总监,撰写邀请大领导出席季度技术研讨会的邮件,需包含业务目标与具体安排。
3. 建设性原则:推动行动的邮件策略
• 公式:建设性 = 可执行的最小化行动 + 可持续的行动阶梯 + 节点反馈。
• 邮件设计要点:
• 最小化行动:在邮件末尾明确今日需完成事项(如 "请于 17:00 前确认材料规格")。
• 行动阶梯:按阶段拆分任务(如光电项目邮件中按 "设计 - 打样 - 测试" 阶段列出里程碑)。
• 即时反馈:设置邮件回复截止时间(如 "请下周二前反馈技术意见")。
• 案例:提亲场景中,通过 "学烹饪(最小行动)- 职业规划(行动阶梯)- 征求求婚建议(反馈)" 的邮件沟通逻辑获得认可。
• 练习:撰写一封 "设备故障处理" 邮件,要求包含当日抢修措施、下周维护计划、需跨部门支持的事项。
三、结构化思维与邮件逻辑框架
1. 金字塔结构在邮件中的应用
核心逻辑:结论先行 + 以上统下 + 归类分组。
邮件撰写模板:
• 标题即核心观点(如 "关于 XX 项目延期的解决方案")。
• 正文:结论→分论点(原因分析 / 解决方案 / 资源需求)→论据(数据 / 案例 / 附件)。
• 案例:会议时间调整邮件的对比:
• 低效表述:罗列所有人的时间冲突(如 "小张下午没空... 会议室明天被预定...")。
• 结构化表述:标题 "建议将会议改至周四 11:00",正文分 "人员时间可行 - 会议室可用 - 后续议程同步" 三点。
• 练习:用金字塔结构重构 "光电产品良率下降" 的汇报邮件,要求标题明确结论,正文分问题、原因、措施三层。
2. MECE 原则:邮件内容的严谨性保障
• 定义:完全穷尽、相互独立,避免分类重叠或遗漏。
• 邮件应用场景:
• 客户分类:按 "行业 / 规模 / 合作历史" 而非 "老客户 / 新客户 / 重点客户" 分类。
• 问题分析:光电设备故障邮件中,按 "硬件 / 软件 / 操作" 分类排查,而非混合描述。
• 案例:游戏用户分类中的不MECE情况。
• 练习:用 MECE 原则梳理 "光电研发部年度工作总结" 邮件的框架,确保各模块不重叠(如分为 "技术突破 / 项目交付 / 人才培养")。
3. 行业专属邮件结构模板
• 技术方案邮件:
• 结构:背景(行业趋势)→需求(客户痛点)→方案(技术参数)→预算→风险(附测试报告附件)。
• 案例:撰写 "光学模组定制方案" 邮件,需突出波长精度、光斑均匀性等参数。
• 项目汇报邮件:
• 结构:进度(完成百分比)→成果(量化数据)→问题(障碍清单)→需支持事项(附甘特图)。
• 案例:季度研发项目邮件中,用表格对比 "计划进度" 与 "实际进度
• 客户沟通邮件:
• 结构:问候→事项(如新品推荐)→价值(如 "提升 30% 光效")→跟进(如 "下周三上门演示")。
• 案例:给客户发送 "光电传感器升级" 邮件,需附带新旧产品性能对比表。
四、汇报工具与邮件内容优化
1. SWOT 分析:邮件前期可行性评估
应用:在邮件附件中添加 SWOT 分析表,用于技术方案汇报:
优势(S):如 "自研光学算法精度达 ±0.1μm"。
劣势(W):如 "量产良率暂未达 95%"。
机会(O):如 "政策支持光电产业升级"。
威胁(T):如 "竞品推出同规格低价产品"。
2. BEST 反馈法:邮件中的问题沟通
结构:行为描述(B)→表达后果(E)→征询意见(S)→着眼未来(T)
邮件案例:跨部门协作问题邮件:
B:"上周研发部未按时提交测试数据"。
E:"导致生产部无法确认工艺参数,影响交期"。
S:"能否本周三前补全数据?"。
T:"后续建议建立数据提交倒计时机制"。
3. KISS 原则:邮件后期行动计划
分类:
Keep(坚持):如 "持续优化光学镀膜工艺"。
Improve(改进):如 "将样品测试周期从 5 天缩短至 3 天"。
Stop(停止):如 "停止使用过时的光谱仪"。
Start(开始):如 "下周开始引入 AI 光学设计软件"。
邮件应用:在项目复盘邮件末尾添加 KISS 计划表,明确责任人和时间节点
第二天:提质增效,如何通过AI提升办公效率
一:AI的基础认知
1. AI的4个发展阶段与进化历史
2. AI在工作和生活的案例
3. 为什么Deepseek是国运级产品
4. Deepseek的核心优势:开源、国产、推理、免费
5. 案例:买车的推理能力与解决方案
6. AI知识延伸:AI应用发展的三大方向
二:打造AI兵器库
1. 200种国产AI工具交付与安装
2. 不同AI工具的优势和特征
3. 常见AI工具的功能介绍与实操:
deepseek、橙篇、千义通问、即梦、豆包等
4. 本地部署实操:Ollma为主
三:AI提示词训练
1. AI对话四象限模型
对应乔哈里视窗
2. 提示词工程:学会结构化逻辑清晰的提问
1) 角色与目标导向类提示词
▪ ICIO框架
▪ CRISPE框架
▪ ROSES框架
▪ RISE框架
案例分析:不同框架提示词展示
2) 任务与行动导向类
▪ APE框架
▪ TAG框架
▪ TRACE框架
▪ COAST框架
案例分析:不同框架提示词展示
3) 问题解决与结果导向类
▪ BROKE框架
▪ ERA框架
▪ CARE框架
▪ PATFU框架
案例分析:不同框架提示词展示
实操练习:运用不同提示词模版,完成方案的指令
3. 提示词逻辑:进阶技巧
(1)逆向修正法
(2)分阶段提问
(3)隐喻引导法
4. 其他提示技巧
实操练习:运用不同提示词模版,完成方案的指令
四:AI大模型操作实战
办公常见AI使用场景的拆解
1、怎样用AI搜索
▪ 秘塔搜索使用
▪ Globe explorer
▪ Filetype:ppt/pdf/word
工具价值:5 分钟内获取 3 个同类邮件结构参考,避免从头撰写
练习:请选定想做的工作主题,完成搜索内容
2、怎样运用AI写内容
▪ 讯飞文书
▪ 新华妙笔
▪ 橙篇AI综合使用
练习:请选定工作主题,做邮件的写作
▪ 会议记录:语音转文字(豆包/通义千问)
▪ 写邮件的综合应用:Deepseek+橙篇+kimi+秘塔+Globe explore
练习:按照流程完成一篇复杂的邮件
3、怎样运用AI做表格
▪ AI自动填充表格+AI生成图表和报告+AI进行数据分析+AI发现数据趋势
▪ 办公小浣熊使用
▪ 飞书多维表格使用
练习:请用飞书多维表格,对客户邮件进行分析
4、怎样运用AI做PPT
▪ 生成内容大纲
▪ 根据大纲生成PPT
▪ 根据PPT细化内容
▪ PPT逐字稿+动画
练习:请生成一份PPT内容
5、怎样运用AI做图
▪ 即梦+海螺
6、怎样运用AI做短视频
▪ AI自动生成脚本
▪ AI智能插入素材
▪ AI高效剪辑美化
▪ AI分析趋势决策
案例:像导演一样思考分镜,生成短视频内容
练习:制作一个10秒左右的视频
7、怎样运用AI做思维导图
▪ Deepseek/kimi+Xmind
授课老师
李金金 企业职场管理实战、AI提效与落地专家
常驻地:北京
邀请老师授课:13439064501 陈助理